blueboxerwebdesign.com

Anda dapat melakukan banyak hal untuk meningkatkan efisiensi tim Anda, dan menggunakan hub kolaborasi seperti Microsoft Teams adalah salah satunya. Ini adalah alat komunikasi hebat yang dapat Anda gunakan untuk mengobrol, berbagi file, dan mengadakan rapat audio dan video dengan tim Anda.

Jika Anda baru memulai Teams, Anda mungkin tidak yakin bagaimana menjadwalkan rapat. Ada beberapa cara untuk melakukan ini, dan opsi Anda akan bergantung pada versi Microsoft Teams yang Anda gunakan. Dalam artikel ini, kami akan memberi Anda semua detail yang perlu Anda ketahui.

Menjadwalkan Rapat di Microsoft Teams

Akun Microsoft Teams Anda terhubung ke semua produk Grup Microsoft 365 seperti SharePoint, Outlook, Yammer, dll. Dan kalender yang Anda gunakan di Teams terhubung langsung ke kalender Microsoft Exchange.

Outlook juga menggunakan kalender Exchange. Artinya, setelah Anda menjadwalkan rapat melalui Outlook, rapat akan otomatis muncul di Teams dan sebaliknya. Berikut ini cara menjadwalkan rapat di Microsoft Teams:

1. Dalam obrolan Tim, klik pada Jadwalkan pertemuan ikon (di bawah kotak untuk pesan baru.)
2. Kemudian, pilih Kalender, yang ada di panel sebelah kiri, lalu klik Pertemuan baru.
3. Sebuah jendela pop-up akan muncul. Anda dapat memilih waktu dan tanggal untuk rapat.
4. Setelah selesai dengan penjadwalan, klik Menyimpan. Setelah itu, jendela pop-up akan ditutup, dan Anda dapat mengirim undangan rapat menggunakan Outlook.

Asisten Penjadwalan

Di jendela pop-up, Anda juga dapat menggunakan fungsi Asisten Penjadwalan. Fitur ini akan membantu Anda menemukan waktu yang tepat untuk semua anggota tim Anda, termasuk Anda.

Saat Anda memilih opsi ini, Anda akan dapat melihat kapan peserta rapat senggang dan kapan mereka sibuk. Biru tua menunjukkan slot waktu saat tidak tersedia. Slot biru muda adalah waktu yang tersedia, dan slot waktu abu-abu adalah jam non-kerja peserta.

Mengundang Orang Di Luar Tim Anda

Salah satu hal hebat tentang Microsoft Teams adalah Anda dapat mengundang orang di luar organisasi Anda untuk bergabung dalam rapat.

Mereka bahkan tidak perlu memiliki lisensi Microsoft Teams. Yang Anda butuhkan hanyalah nama dan alamat email mereka, dan Anda dapat mengirim undangan. Inilah yang perlu Anda lakukan:

1. Buka Tambahkan peserta yang diperlukan di formulir pop-up Rapat Baru.
2. Klik Opsional.
3. Masukkan alamat email orang tersebut.
4. Klik Undang, undangan email akan segera mendarat di kotak masuk mereka.

Anda juga dapat menjadwalkan rapat yang akan berlangsung di dalam saluran Teams tertentu. pada Pertemuan Baru bentuk, pilih Tambahkan saluran. Setelah Anda mengaturnya dan mengirim undangan, Anda tidak dapat mengubah saluran.

Jika Anda perlu membuat perubahan, Anda harus membuat undangan baru. Selain itu, jika rapat akan diadakan di saluran, semua orang yang merupakan bagian dari tim tersebut akan dapat bergabung ke rapat, meskipun mereka tidak mendapatkan undangan.

Microsoft Teams Edisi Gratis

Jika Anda menggunakan Teams edisi gratis, Anda mungkin bertanya-tanya di mana opsi penjadwalan di aplikasi Anda. Sayangnya, di Microsoft Teams versi gratis, Anda tidak dapat menjadwalkan rapat.

Namun bukan berarti Anda tidak bisa mengadakan pertemuan sama sekali. Aplikasi ini memiliki Bertemu sekarang pilihan ketika Anda harus mengumpulkan tim dengan cepat.

Yang harus Anda lakukan adalah mengklik ikon kamera di sebelah Bertemu sekarang lalu pilih semua nama orang yang akan menghadiri rapat. Fitur ini juga tersedia untuk akun Teams berbasis langganan.

Selengkapnya Tentang Rapat Tim Microsoft

Anda dapat memiliki hingga 250 orang dalam satu rapat Teams. Namun, Anda tidak dapat melihat setiap peserta secara bersamaan. Sebelum pembaruan terkini, Anda hanya dapat melihat hingga empat peserta aktif dalam panggilan. Sekarang Anda dapat memiliki sembilan peserta di layar sekaligus. Namun pembaruan baru membawa beberapa inovasi menarik lainnya.

Peserta rapat Microsoft Teams kini memiliki kualitas audio dan latar belakang kustom yang lebih baik untuk rapat. Anda juga dapat menyematkan video jika perlu lebih memusatkan perhatian pada peserta rapat tertentu. Fitur terkait rapat lainnya termasuk lobi virtual, berbagi layar, dan pemecahan masalah interaktif.

Dekatkan Tim Anda

Ada banyak cara untuk membuat tempat kerja Anda lebih efisien menggunakan Microsoft Teams. Ini sebagian besar merupakan aplikasi berbasis obrolan dan berbagi file. Tetapi ini juga merupakan alat yang luar biasa ketika Anda perlu mengadakan konferensi video dengan tim Anda.

Menjadwalkan pertemuan dengan Asisten Penjadwalan membuat logistik menemukan waktu yang tepat jauh lebih nyaman. Dan jika seseorang bukan bagian dari organisasi atau tim Anda, mereka masih dapat bergabung. Kirimkan saja mereka undangan melalui email.

Pernahkah Anda menghadiri Rapat Microsoft Teams? Atau terjadwal? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.