Cara Melihat Siapa yang Melihat Dokumen Google Anda
Google Documents adalah alat yang hebat untuk kolaborasi karena memungkinkan banyak orang untuk mengedit dan mengerjakan satu dokumen pada saat yang sama, tanpa kehilangan jejak siapa yang melakukan apa.
Jika Anda atau organisasi Anda menggunakan Google Documents, mengetahui siapa dalam tim yang melihat dokumen apa dan kapan dapat menjadi informasi yang berguna. Dari memastikan semua orang membaca draf, syarat dan ketentuan, pengajuan terbaru Anda, kebijakan dan prosedur, atau dokumen penting lainnya, dapat melihat siapa yang melakukan apa dan kapan itu penting.
Sampai saat ini, Anda tidak dapat melihat siapa yang melihat Google Documents Anda. Anda bisa melihat siapa yang mengeditnya, tetapi bukan siapa yang baru saja membacanya. Jika mereka tidak menyimpan, mengedit, atau meninggalkan komentar, Anda tidak akan tahu apakah orang tertentu membaca versi terbaru dokumen sama sekali.
Selain itu, karena Anda dapat berbagi Google Documents dengan izin hanya-baca, Anda dapat berbagi dokumen dengan beberapa orang dengan maksud agar mereka meninjau dokumen tetapi tidak membuat perubahan apa pun.
Versi Google Documents saat ini memungkinkan Anda mengonfigurasi setelan sehingga Anda dapat melihat siapa yang melihat Google Documents Anda. Mari kita lihat bagaimana Anda bisa melakukannya sendiri.
Monitor Aktivitas G Suite
G Suite biasanya digunakan oleh organisasi yang membutuhkan kolaborasi. Jika Anda menggunakan G Suite untuk berkolaborasi dengan orang lain secara rutin, Anda dapat menggunakan Monitor Aktivitas untuk melihat histori tampilan file Google Dokumen apa pun.
Ikuti langkah-langkah ini untuk melakukannya:
- Buka file Google Spreadsheet
- Klik pada tren naik ikon panah di kanan atas, atau pergi ke Peralatan menu tarik-turun
- Buka Dasbor aktivitas
- Klik pada Semua pemirsa untuk tab organisasi Anda
Proses ini akan memungkinkan Anda untuk melacak tampilan dalam dokumen, termasuk tanggal dan waktu tampilan terakhir untuk setiap penampil.
Jika Anda tidak melihat opsi Activity Monitor di Google Doc Anda, kemungkinan itu berarti Anda masuk ke versi gratis Google Documents, atau akun pribadi, bukan versi G Suite.
Pemirsa dan Tren Komentar
Selain melihat siapa yang melihat Google Documents Anda, Monitor Aktivitas juga memungkinkan Anda melihat tren saat orang melihat atau mengomentari dokumen Anda.
Tren Pemirsa: Menampilkan diagram batang jumlah pemirsa unik selama rentang waktu yang Anda pilih dari 7 hari hingga sepanjang waktu.
Tren Komentar: Menunjukkan kepada Anda diagram batang dari tren komentar selama rentang waktu dari 7 hari hingga sepanjang waktu.
Matikan Lihat Riwayat di Google Documents
Jika karena alasan apa pun Anda ingin menonaktifkan riwayat tampilan dokumen, Anda juga dapat melakukannya dengan mengikuti langkah-langkah cepat berikut:
- Buka Google Spreadsheet
- Klik pada tren naik anak panah di sisi kanan atas dokumen Anda atau buka Peralatan dari menu tarik-turun
- Buka Dasbor aktivitas
- Pilih Pengaturan Privasi
- Di bawah Pengaturan Dokumen, aktifkan Tampilkan riwayat tampilan saya untuk dokumen ini untuk mematikan
Opsi ini juga tersedia di Google Documents versi pribadi atau gratis. Jika Anda sedang mengerjakan dokumen tetapi tidak ingin kolaborator Anda mengetahuinya sampai Anda siap untuk membagikan revisi akhir Anda, Anda dapat menonaktifkan riwayat tampilan Anda.
Mulailah dengan membuka Google Spreadsheet, dan mengklik Pengaturan.
Menu Pengaturan memungkinkan Anda untuk mematikan riwayat tampilan Anda dengan pengaturan "Dasbor Aktivitas". Setelah Anda mengubah ini ke posisi "nonaktif", klik OK untuk menyimpan perubahan.
Cara Melihat Siapa yang Membuat Perubahan pada Dokumen Google Anda
Kontrol versi sangat penting, terutama jika Anda bekerja di industri yang diatur. Kontrol versi adalah sesuatu yang telah dilakukan dengan baik oleh Google Documents untuk sementara waktu. Dokumen akan menunjukkan siapa yang telah mengedit dokumen, menyimpan, atau membagikannya. Ini sebenarnya tidak hanya berfungsi dengan G Suite, tetapi juga dengan Google Documents pribadi.
Jika Anda tertarik dengan kontrol versi atau ingin memastikan tidak ada orang yang melakukan perubahan yang seharusnya tidak dilakukan tanpa mengunci file, Anda dapat mengetahuinya dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
- Buka Google Spreadsheet yang ingin Anda lacak
- Pilih Mengajukan dan Riwayat Versi
- Pilih Lihat Riwayat Versi
Sebuah jendela akan muncul di sebelah kanan layar Anda yang menunjukkan setiap penyimpanan dan pengeditan untuk dokumen yang dimaksud. Bergantung pada cara Anda menyiapkan G Suite atau Google Documents, Anda juga dapat melihat data ini dengan memilih tautan ‘Terakhir diedit adalah…’ di bagian atas dokumen. Ini membawa Anda ke tempat yang persis sama.
Di dalam jendela itu, Anda juga harus memiliki opsi untuk melihat versi dokumen sebelumnya sebelum pengeditan dilakukan.
Ini penting untuk kontrol versi karena Anda memiliki jejak audit tentang perubahan apa yang dibuat, kapan dibuat, dan oleh siapa. Ini juga berguna jika Anda membuat beberapa perubahan, tidur di atasnya, berubah pikiran, dan ingin mengembalikannya.
Cara Melihat Siapa yang Telah Membagikan Dokumen Google Anda
Anda juga dapat melihat siapa yang telah membagikan Google Documents Anda dan kapan. Anda juga dapat melihat pengaturan berbagi sehingga Anda dapat mengontrol akses ke dokumen Anda dengan lebih baik.
- Pergi ke drive.google.com
- Klik Drive Saya di kiri
- Klik yang kecil Saya tombol di sudut kanan atas
- Klik Aktivitas
- Klik pada setiap file atau folder satu per satu atau tinjau bilah gulir di sebelah kanan layar. Ini akan menunjukkan kepada Anda siapa yang telah membagikan dokumen Anda.
Anda juga dapat memeriksa dari dalam dokumen dengan memilih Bagikan. Nama-nama individu akan muncul di jendela popup. Jika ada beberapa orang, pilih satu nama dan daftar semua nama akan muncul.
Pikiran Akhir
Kemampuan Anda untuk menentukan siapa yang telah melihat, membagikan, dan mengedit dokumen Anda terbatas jika Anda tidak memiliki akses ke akun G Suite; namun, masih ada cara untuk mendapatkan beberapa informasi dasar.
Dengan mengikuti langkah-langkah yang disediakan dalam panduan ini, Anda dapat dengan cepat dan mudah melihat siapa yang telah melihat, mengedit, mengubah dokumen Google Documents Anda dengan cara apa pun.
