blueboxerwebdesign.com

Mengelola dokumen adalah salah satu hal terpenting di SharePoint. Dalam bisnis, dokumen seringkali merupakan hal yang berkembang. Mereka mungkin mulai di OneDrive for Business dan berakhir di Situs Tim organisasi. Dokumen sering kali berpindah lokasi sehingga mengetahui seluk beluk pemindahan dokumen di SharePoint sangat penting.

Banyak Cara untuk Melakukannya

Setiap orang yang pernah bekerja di SharePoint tahu bahwa ada banyak cara untuk menyelesaikan tugas tertentu. Memindahkan dokumen tidak terkecuali. Apakah Anda akhirnya menggunakan File Explorer atau Alat Migrasi bergantung pada sejumlah faktor, seperti jumlah dokumen yang dipindahkan, pentingnya retensi riwayat versi, metadata, dan banyak lagi.

1. Penjelajah File

Untuk memindahkan dokumen menggunakan File Explorer, buka pustaka dokumen target dan sumber (tidak masalah jika itu situs yang sama). Pilih Penjelajah Berkas di menu tarik-turun. Ini membuka tampilan explorer untuk masing-masing perpustakaan. Gunakan drag-&-drop untuk memindahkan item di antara dua tampilan explorer.

Anda dapat memindahkan folder dan file serta mempertahankan tipe konten jika lokasi sumber dan target telah menentukan tipe konten. Metode ini juga mempertahankan metadata khusus jika lokasi sumber dan target ditentukan menggunakan metadata yang sama.

Namun, prosesnya manual dan lebih merupakan salinan daripada pemindahan, yang berarti Anda harus menghapus item sumber setelah pemindahan. Itu tidak mempertahankan riwayat versi atau dibuat, dibuat oleh, dimodifikasi, dan dimodifikasi oleh properti.

2. Pindah ke/Salin ke

Meskipun berguna dan sederhana, Pindah ke dan Salin ke perintah hanya tersedia di SharePoint Online. Opsi ini memungkinkan Anda untuk memindahkan dokumen dari OneDrive for Business atau SharePoint ke tujuan di SharePoint atau OneDrive. Pilih file dan klik salah satu dari dua perintah. NS Pindah ke opsi akan memindahkan dokumen Anda dengan metadata dan proteksi riwayat versi ke folder berbeda dalam pustaka yang sama, ke pustaka lain, atau ke situs berbeda.

Metode ini sangat cocok untuk pengguna akhir, karena sederhana dan mudah. Ini memungkinkan Anda untuk menyalin dan memindahkan file dan folder. Yang terbaik adalah ia mempertahankan jenis konten, riwayat versi metadata khusus, dan yang dibuat, dibuat oleh, dimodifikasi, dan dimodifikasi oleh properti. NS Salinan to command, bagaimanapun, hanya mempertahankan versi terbaru – kelemahan utama adalah fakta bahwa metode ini eksklusif untuk SharePoint Online.

3. Kelola Konten dan Struktur

Jika Anda mengaktifkan fitur infrastruktur penerbitan SharePoint Server, Anda akan dapat melihat tautan Kelola Konten dan Struktur saat Anda menavigasi ke Administrasi Situs. Dengan menggunakan fitur ini, Anda dapat memindahkan/menyalin dokumen. Ini adalah salah satu peretasan terbaik yang akan membantu Anda memindahkan banyak dokumen secara bersamaan sambil mempertahankan riwayat versi, dibuat, dibuat, dimodifikasi, dan dimodifikasi oleh properti. Jenis konten dan metadata juga dipertahankan menggunakan metode ini.

Namun, Anda harus mengaktifkan fitur penerbitan. Meski begitu, Anda tidak akan dapat memindahkan banyak folder. Mungkin kelemahan terbesar dari metode ini adalah Anda harus menjadi pemilik situs untuk menggunakannya. Oh, dan itu hanya berfungsi dalam satu situs.

4. Pengatur Konten

Cukup aktifkan fitur Pengatur Konten lalu pilih aturan perutean yang ingin Anda gunakan dan letakkan dokumen yang ingin Anda pindahkan ke pustaka drop-off. Metode ini juga memungkinkan Anda untuk memindahkan dokumen ke situs lain. Memang perlu beberapa saat untuk mengonfigurasi, tetapi Anda hanya perlu melakukannya sekali. Itu juga mempertahankan tipe konten dan metadata khusus.

Meskipun tidak menyimpan riwayat versi dan memerlukan admin, ia memiliki fitur berguna yang memungkinkan Anda merutekan dokumen ke dalam folder.

5. Alat Migrasi SharePoint

Microsoft tahu bahwa memindahkan dokumen di SharePoint bisa sedikit rumit. Inilah sebabnya mengapa perusahaan datang dengan Alat Migrasi SharePoint gratis. Alat ini menangani semuanya, mulai dari migrasi skala kecil hingga besar yang dapat menyertakan file, folder, dan bahkan daftar dari situs SharePoint Anda. Item dipindahkan ke OneDrive atau SharePoint.

Manfaat paling nyata dari metode ini adalah kemampuan alat untuk menangani migrasi besar. Ini juga sangat dapat disesuaikan dan mempertahankan riwayat versi. Namun, ini tidak kompatibel dengan versi SharePoint sebelum 2013. Sebaliknya, beberapa produk migrasi pihak ketiga secara signifikan lebih dapat disesuaikan.

6. Produk Pihak Ketiga

Sebagian besar produk migrasi dokumen pihak ketiga yang berkualitas tidak gratis, tetapi kinerjanya cenderung fantastis, terutama untuk migrasi skala besar. Mereka cenderung terukur dan sangat dapat disesuaikan. Sebagian besar produk ini mampu mempertahankan semuanya, termasuk tipe konten, metadata, semua properti, dan riwayat versi.

Di sisi lain, metode ini membutuhkan biaya. Saat Anda mempertimbangkan fakta bahwa Anda membayar untuk alat yang akan membantu Anda memindahkan dokumen, Anda akan mulai bertanya-tanya mengapa SharePoint belum hadir dengan opsi yang mudah digunakan. Kelemahan lain di sini adalah bahwa produk pihak ketiga memerlukan admin untuk mengonfigurasi dan menjalankannya.

7. Solusi Kustom

Terakhir, Anda dapat membuat kode solusi kustom Anda sendiri melalui berbagai teknik seperti REST API. Pengguna akhir tidak perlu merutekan apa pun, Anda dapat menyesuaikan sebanyak yang Anda suka, dan Anda dapat memastikan bahwa semuanya disimpan dalam dokumen. Di sisi lain, Anda harus bisa membuat kode dan meluangkan waktu untuk menulis dan memelihara kode, yang bisa sangat rumit saat pembaruan produk.

Pilih Metode Anda

Ada lebih banyak metode untuk memindahkan dokumen di SharePoint, tetapi ini harus mencakup sebagian besar kebutuhan Anda. Pertimbangkan apa yang Anda butuhkan terlebih dahulu, dan segera Anda akan tahu persis metode mana yang digunakan untuk masing-masing.

Manakah dari metode ini yang Anda sukai? Sudahkah Anda menggunakan lebih dari satu? Membahas.